L'iscrizione all'AIRE é di norma effettuata a seguito della dichiarazione, resa dall'interessato, all'Ufficio consolare di residenza, attraverso la compilazione di un apposito modello (CONS/01). Tale modello viene trasmesso via pec dall'Ufficio consolare al comune italiano di ultima residenza dell'interessato oppure, in caso di nascita e residenza continuativa all'estero del cittadino, al comune di ultima residenza della madre, del padre o dei suoi antenati.
La dichiarazione deve essere accompagnata, laddove necessario, dai relativi documenti (atto di nascita e attestazione consolare del possesso della cittadinanza).
La dichiarazione di trasferimento di residenza all'estero deve essere resa dall'interessato all'Ufficio consolare competente subito dopo il suo arrivo all'estero e, comunque, entro 90 giorni dalla data dell'espatrio.
Per coloro che si sono trasferiti dall'Italia all'estero, l'iscrizione in AIRE comporta la contestuale cancellazione dall'Anagrafe della popolazione residente. L'iscrizione può essere effettuata anche d'ufficio, nel caso di cittadini che non abbiano presentato le dichiarazioni dovute, ma dei quali gli Uffici consolari competenti abbiano conoscenza, in base ai dati in loro possesso e agli accertamenti eseguiti. Il cittadino viene informato di tale iscrizione attraverso un atto amministrativo del comune, notificato all'indirizzo estero.
La cancellazione dall'AIRE avviene per iscrizione nell'Anagrafe della popolazione residente, a seguito di rimpatrio dall'estero; decesso; irreperibilità presunta; perdita della cittadinanza italiana.
In alternativa è possibile effettuare l'iscrizione all'AIRE tramite istanza presso il comune di residenza. In tal caso la decorrenza dell'iscrizione sarà la data dell'istanza stessa (e non la data di arrivo della comunicazione consolare). Il cittadino si deve comunque presentare entro 90 giorni presso il Consolato di competenza, e l'iscrizione sarà registrata solo all'arrivo del cons/01 (la conferma di avvenuta registrazione all'AIRE da parte del Consolato).